Gestionar diversos projectes alhora pot ser tot un repte per a una empresa de serveis. Controlar els pressupostos, les hores de treball, els recursos i les despeses és essencial per assegurar-ne la rendibilitat. Descobreix, a través d’un cas pràctic, com T3 pot ajudar a centralitzar aquesta informació i millorar el control econòmic dels projectes.
El repte de gestionar diversos projectes alhora
Imaginem una empresa de serveis que treballa per a diferents clients i gestiona diversos projectes simultàniament. Cada projecte té el seu pressupost, unes tasques planificades, recursos assignats i despeses que cal controlar.
A mesura que l’empresa creix, la gestió es complica. Els pressupostos es preparen amb una eina, les hores de treball es registren per separat i les despeses es controlen en diferents documents.
Aquesta manera de treballar pot dificultar el seguiment dels projectes i, sobretot, saber si s’estan complint les previsions econòmiques.
Quan un projecte avança, però el marge es redueix
Posem el cas d’un projecte que inicialment s’ha pressupostat amb unes hores de treball, uns recursos i unes despeses determinades.
El client accepta el pressupost i l’equip comença a treballar. Però, durant l’execució, apareixen alguns imprevistos: una tasca requereix més hores de les previstes, cal incorporar materials addicionals i es produeixen canvis en la planificació.
Tot i que el projecte avança correctament, els costos comencen a superar les estimacions inicials.
Si l’empresa no disposa d’un sistema que centralitzi tota aquesta informació, pot ser difícil detectar les desviacions a temps. I quan arriba el moment de facturar, el marge de benefici pot ser inferior al previst.
Així t’ajuda T3 a gestionar aquest escenari:
Amb el Pack Projectes i Serveis de T3, l’empresa pot centralitzar la informació dels projectes i fer un seguiment dels recursos, els costos i els resultats econòmics des d’una mateixa plataforma.
Vegem com es podria aplicar al cas anterior.
1. Planificar el projecte amb un pressupost de costos
Abans de començar, l’empresa prepara el pressupost del projecte tenint en compte els materials, les hores de treball i els recursos necessaris.
Amb T3, pot elaborar pressupostos de cost desglossats i disposar d’una previsió econòmica que serveixi de referència durant l’execució.
D’aquesta manera, el pressupost no és només una proposta comercial, sinó també una eina per planificar i controlar la rendibilitat del projecte.
2. Organitzar els recursos i registrar el treball realitzat
Un cop el projecte està en marxa, és important saber quines tasques s’estan executant, qui les té assignades i quins recursos s’hi estan dedicant.
T3 permet planificar les ordres de treball, assignar tasques i registrar les hores i els materials utilitzats, vinculant aquesta informació al projecte corresponent.
Això facilita la coordinació dels equips i permet disposar d’informació actualitzada sobre els recursos consumits durant l’execució.
A més, T3 incorpora el Registre Laboral, una funcionalitat que permet gestionar els fitxatges d’entrada i sortida, els horaris, les vacances i les incidències dels treballadors. D’aquesta manera, l’empresa pot centralitzar el control de la jornada laboral i la gestió dels projectes en una mateixa plataforma, simplificant l’organització dels equips.
3. Controlar els costos i detectar desviacions
Tornem al nostre exemple. Una de les tasques requereix més hores de les previstes i s’han hagut d’utilitzar materials addicionals.
Amb la informació registrada a T3, el responsable del projecte pot fer el seguiment dels costos i comparar-los amb les previsions inicials.
Aquesta visibilitat permet identificar possibles desviacions i prendre decisions abans que tinguin un impacte més important sobre el resultat final.
Conèixer els costos durant l’execució, i no només quan el projecte ha acabat, és clau per protegir el marge de benefici.
4. Analitzar els resultats i millorar els futurs projectes
Un cop finalitzat el projecte, arriba el moment de revisar-ne els resultats.
Amb T3, l’empresa pot consultar els costos i marges de cada projecte per conèixer-ne la rendibilitat i identificar les diferències respecte a les previsions inicials.
Aquesta informació ajuda a detectar possibles millores en la planificació, ajustar els pressupostos futurs i prendre decisions basades en dades reals.
D’aquesta manera, cada projecte també es converteix en una oportunitat per millorar la gestió dels següents.
Com t’ajuda la IA de T3 a simplificar la gestió dels projectes?
La gestió d’un projecte també implica dedicar temps a tasques administratives, gestionar documents i fer seguiment de les sol·licituds dels clients.
Amb la IA integrada a T3, pots agilitzar aquestes tasques gràcies a funcionalitats com el resum automàtic de tickets, la digitalització de factures i despeses amb OCR intel·ligent, l’assistència per resoldre dubtes sobre la gestió de les ordres de treball i la traducció automàtica de registres i documents a diferents idiomes, facilitant la comunicació i la presentació d’informació als clients en el seu idioma.
D’aquesta manera, la IA ajuda a reduir el temps dedicat a tasques repetitives i facilita una gestió més àgil dels projectes, perquè els equips es puguin centrar en la feina que aporta més valor.
Vols veure com funciona el mòdul de Projectes de T3?
Descobreix, a través d’una demostració pràctica, com T3 permet gestionar pressupostos, recursos, ordres de treball i facturació des d’una única plataforma.
Què guanya una empresa de serveis amb aquesta manera de treballar?
En el cas que hem plantejat, passar d’una gestió dispersa a una plataforma centralitzada permetria a l’empresa tenir una visió més completa dels seus projectes.
Els principals beneficis serien:
- Més control econòmic: conèixer els costos i marges de cada projecte.
- Millor planificació: organitzar tasques, equips i recursos des d’un mateix entorn.
- Detecció de desviacions: identificar diferències entre les previsions i els costos reals.
- Menys tasques administratives: reduir la dispersió de la informació entre diferents eines.
- Decisions més informades: utilitzar els resultats dels projectes per millorar la planificació i la rendibilitat futura.
En definitiva, no es tracta només de gestionar més projectes, sinó de gestionar-los millor i tenir més control sobre els beneficis que generen.
Millora la rendibilitat dels teus projectes amb T3
Si la teva empresa treballa per projectes, disposar d’informació actualitzada sobre els costos, els recursos i els marges pot marcar la diferència.
El Pack Projectes i Serveis de T3 integra la gestió de pressupostos, la planificació de recursos, el registre d’hores i materials, el seguiment econòmic i la facturació en una única plataforma al núvol.
Centralitza la gestió dels teus projectes i pren decisions amb més informació.
Comença a gestionar els teus projectes amb T3
Descobreix tot el que pots fer amb el Pack Projectes i Serveis, des de 17,73 €/mes, amb facturació anual i sense IVA.
Prova T3 gratuïtament durant 15 dies, sense targeta de crèdit.